Location: Iasi, Full On Site
Contract: Full Time
Seniority: Junior- Mid
About the company
Red Point Software Solutions este o companie românească cu capital privat care oferă servicii și soluții IT SAP pentru îmbunătățirea proceselor de afaceri. Cu un portofoliu diversificat de soluții și servicii software pentru afaceri, Red Point a devenit una dintre cele mai dinamice companii de pe piața IT din România. Principalele domenii de expertiză ale companiei sunt sectorul privat, învățământul superior, sectorul public și utilitățile.
About the role
În rolul de Office Assistant, vei fi punctul central de sprijin pentru echipa noastră, jucând un rol vital în menținerea eficienței operaționale a sediului Red Point. Vei fi responsabil(ă) de coordonarea fluxurilor administrative zilnice, asigurându-te că mediul de lucru este funcțional, sigur și bine organizat.
Responsibilities
- Interfață și Ospitalitate: Reprezintă compania în relația cu vizitatorii, oferind o primire ospitalieră și profesionistă, menținând o ținută business casual adecvată și o atitudine deschisă.
- Suport și Comunicare: Răspunde prompt și profesionist la apelurile telefonice ale companiei, oferă informații și transmite emailuri de informare către departamentele vizate.
- Documente Juridice și Administrative: Gestionează contractele administrative, dosarele auto și licențele de activitate specifice (după caz).
- Documente Financiare și Patrimoniu: Menține evidența stocului de consumabile, actualizează facturile pe platformele dedicate și gestionează transmiterea documentelor electronice.
- Documente HR și Personal: Administrează planul de instruire SSM, registrul de instructaj periodic (SSM/PSI) și dosarele cu procese-verbale pentru instrumentele de lucru (după caz).
- Documente Operaționale și Logistică: Gestionează registrul de intrări-ieșiri, accesul în sediu (chei/cartele), procedurile de alarmare, planurile de evacuare ISU și inventarul de siguranță (trusă prim ajutor, stingătoare).
- Mentenanță și Aprovizionare: Supraveghează aprovizionarea biroului (papetărie, protocol, curățenie), menținerea curățeniei și bunei funcționări a sediului.
- Management Administrativ și Curierat: Transmite corespondența prin curier, întocmește AWB-urile de expediție și monitorizează statusul livrărilor.
- Managementul Deplasărilor: Efectuează rezervări pentru cazare și mijloace de transport (inclusiv zboruri), asigurând organizarea deplasărilor colegilor conform procedurilor interne și necesarelor transmise.
Qualifications
- Studii medii sau superioare finalizate.
- Cunoștințe de operare PC (suita MS Office, în special Excel/Word).
- Abilități de organizare a documentelor și arhivare.
- Experiența anterioară relevantă într-un rol administrativ, de recepție sau office management reprezintă un plus.
Required Skills
- Puternică capacitate de organizare și atenție distributivă.
- Atenție sporită la detalii și rigoare în gestionarea documentelor.
- Atitudine proactivă, orientată către rezolvarea problemelor și suport.
- Bune abilități de comunicare și relaționare interpersonală.
- Disponibilitate pentru activități variate și dinamice (de la sarcini administrative la logistică).